Je range mon bureau avant les vacances ! 1

rangement du bureau

Vous partez en vacances dans quelques jours ? C’est le moment de ranger votre bureau pour trouver place nette à votre retour. Tous les conseils du Petit Néo !

 

Au secours, c’est le bazar sur mon bureau !

L’année a été intense : la tête dans le guidon, courant toujours par monts et par vaux, vous n’avez pas vraiment eu le temps de ranger et organiser votre bureau au fur et à mesure. Résultat : c’est à peine si l’on voit la couleur de la table ! Il y a de tout sur votre bureau, les outils informatiques, certes, mais aussi de la paperasse, des dossiers, feuilles volantes, magazines et cahiers…et bon nombre d’objets insolites qui n’ont rien à faire là !

Imaginez-vous à votre retour de vacances lorsque vous retrouverez votre capharnaüm : la zen attitude sera vite évaporée. Pour éviter le découragement de la rentrée, prenez votre courage à deux mains et osez le grand rangement !

 

Dégagez la vue

Dans quelques jours, vous serez tranquille sur votre lieu de vacances, avec vue sur la mer ou vue sur une belle chaîne de montagnes. Mais en attendant, c’est plutôt vue sur cauchemar ! Où que votre regard se pose, il y a quelque chose qui encombre votre vue. Décidément, il est grand temps de ranger et d’ouvrir votre horizon.

Votre table de travail ne doit comporter que l’essentiel : déterminez ce qui doit impérativement y rester, sans craindre d’être excessif. A priori, vous n’avez besoin que de votre ordinateur/clavier/souris, de votre bloc-notes et d’un stylo. Pour tout le reste, interrogez-vous : en ai-je vraiment besoin ?

Cette pile de papiers et dossiers par exemple, que fait-elle là ? Effectuez un tri : jetez tous les documents inutiles et rangez les documents à conserver. Et prenez une bonne résolution pour la rentrée : plus aucuns papiers qui s’amoncellent ! Une idée : utilisez une bannette qui ne pourra recueillir que les documents que vous ne pouvez pas traiter immédiatement. Trois sortes de documents vous parviennent dans la journée :

  • Jetez immédiatement les documents inutiles (publicités, brouillons, impressions de documents dont vous disposez d’une version électronique…). Sans oublier de respecter les règles du tri sélectif !
  • Traitez les documents qui peuvent l’être immédiatement : lorsque vous recevez un courrier auquel vous pouvez répondre en moins de 10 minutes, ne laissez pas traîner les choses : répondez-y. Cela fera un document en moins sur votre bureau. Au-delà de ces courriers, archivez les documents que vous devez absolument conserver, en vous rappelant que votre bureau n’est pas un lieu d’archivage !
  • Ne placez dans votre bannette que les documents que vous traiterez ultérieurement. Ce qui ne signifie pas que ces documents dormiront dans la bannette pendant des lustres ! A la fin de la semaine, vérifiez les documents qui restent dans la bannette : certains ne sont pas forcément aussi importants que vous ne le pensiez et pourront être jetés ; traitez immédiatement les autres pour ne pas les retrouver la semaine suivante !

Les papiers triés, venez-en au pot à crayons. Il faut reconnaître qu’au fil du temps il est devenu un vrai vide-poches : on y trouve de tout ! Jetez les stylos qui ne fonctionnent plus et ne conservez que ceux qui pourraient vous être utiles (utilisez-vous vraiment ce stylo à encre violette ?). Les élastiques et trombones n’ont rien à faire dans un pot à crayons : rangez-les dans de petits pots séparés, dans le tiroir de votre caisson. Quant aux objets divers et variés qui, allez savoir pourquoi, ont atterri dans votre pot à crayons, rangez-les dans un endroit plus approprié, donnez-les à quelqu’un qui en aura davantage l’utilité, rapportez-les chez vous ou…direction la poubelle.

Et les objets personnels dans tout ça ? Gardez à l’esprit l’idée première : faire place nette. Ces objets publicitaires par exemple, y tenez-vous vraiment ? Ils ne sont pas vraiment des objets personnels, mais pas non plus des objets professionnels puisque vous n’en avez aucune utilité ! Débarrassez-vous en !

Quant aux photos familiales, les dessins de vos enfants et les cartes postales envoyées par vos collègues pour vous narguer : que conserver ? Le strict minimum ! Les éléments personnels sont importants pour que vous vous sentiez bien au bureau mais ne doivent pas envahir votre espace. Gardez par exemple une photo de vos proches, qui fait du bien à regarder lorsque la journée de travail est un peu trop difficile. C’est une image ressource qui peut beaucoup vous aider à relativiser. Un petite plante, peu envahissante, peu agrémenter votre bureau. Elle appelle à la zénitude, et vous calmera lorsque vous vous occuperez d’elle en l’arrosant, en retirant les feuilles mortes et en lui disant des mots doux. Vous avez également l’autorisation de garder votre mug fétiche (même s’il est de mauvais goût) pour votre pause thé.

Au-delà de ces quelques objets, votre bureau doit être entièrement libéré. Vous avez l’essentiel, et chaque chose est à sa place. Profitez de la vue dégagée : tout de suite on respire ! Et votre bureau donne de vous une image de sérieux et de rigueur toute professionnelle !

 

Videz les placards et les tiroirs

La table rangée, il faut en venir à l’armoire et à votre caisson. Quand vous y recherchez quelque chose, vous vous énervez rapidement : vous avez stocké les dossiers et objets au fur et à mesure sans aucune logique de classement. Du coup, c’est une véritable caverne aux trésors (sans trésor). Là encore, débarrassez-vous de ce qui est inutile.

Par exemple, vous avez désormais le réflexe de rechercher les informations dont vous avez besoin sur le web et non plus dans la documentation papier que vous avez dans votre armoire ? Pas de pitié, éliminez ces documents que vous n’avez pas consultés depuis plus d’un an et qui ne servent donc à rien !

Prévoyez des zones de rangement, par étage de votre armoire par exemple, pour retrouver immédiatement ce que vous cherchez.

Enfin, archivez dans des boîtes les documents à conserver en indiquant clairement sur chaque boîte ce qu’elle contient. Placez ces boîtes au bas de votre armoire ou transmettez-les au service archivage de votre entreprise si l’en existe un.

 

N’oubliez pas votre bureau virtuel !

A première vue, votre bureau est impeccable. Tout est rangé, aussi bien sur votre table de travail que dans vos placards. Mais qu’en est-il de votre ordinateur ? Après le réel, passez au rangement de votre espace de travail virtuel !

Objectif principal : ne rien laisser sur le bureau de votre ordinateur. Aucun fichier ou dossier ne doit s’y trouver. Vous devez appliquer le même principe que pour votre bureau réel : ne conservez que l’indispensable. Les documents n’ont rien à faire sur votre bureau d’ordinateur : ils doivent être classés dans le dossier adéquat.

Profitez-en d’ailleurs pour supprimer les fichiers inutiles. Par exemple, les documents enregistrés sur le réseau de votre entreprise n’ont peut-être pas à être conservés sur votre ordinateur.

Réorganisez également les dossiers, en créant au besoin de sous-dossiers, en les renommant pour plus de clarté : tout doit être fait pour que vous retrouviez plus rapidement les informations dont vous pourriez avoir besoin.

Tous les programmes installés sur votre ordinateur ne sont peut-être pas non plus utiles : supprimez ceux que vous connaissez et que vous savez être inutiles. Si vous doutez, demandez au service informatique qui vous dira si le programme est indispensable au bon fonctionnement de l’ordinateur. Au final, votre ordinateur sera plus performant et s’allumera plus rapidement : du temps gagné !

Enfin, triez vos mails dans votre messagerie avant qu’elle n’explose. Créez des dossiers pour les classer au fur et à mesure. Et désinscrivez-vous de tous les mails indésirables ou inutiles que vous recevez quotidiennement.

 

Un retour de vacances plus serein

Il ne reste plus qu’à ranger votre tête : les vacances sont là pour ça !

Avoir rangé votre bureau vous donne déjà satisfaction : vous êtes fier(ère) de la tâche accomplie. Finalement, ce n’était pas si difficile et cela vous a même fait du bien. Vous vous sentez plus apaisé(e) ! Votre esprit est rangé, dépoussiéré. Vous êtes prêt(e) pour les vacances !

Le Petit Néo vous souhaite de profiter pleinement de la période estivale. Déconnectez-vous et aérez votre esprit. A votre retour (il faudra bien…), vous retrouverez un bureau tout propre, bien rangé. Cela vous aidera à conserver la zénitude de vos vacances. A condition de garder de bonnes habitudes de rangement !

Le Petit Néo

 

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